得财有道|玩转SAP,新财务系统傻瓜教程帮帮你(报销篇)

2018-07-12 20:55:55 / 打印

小编最近听到办公室哀嚎一片

一问才知道

新的财务报销系统上线了~!

垫钱一时爽,报销愁断肠

面对又长又麻烦的报销流程

同事们纷纷表示

求个傻瓜式教程指引

他们画得了图纸、做得来策划

唯独对这报销!愁上眉梢!

所以小编特地请教了财务部的小美女

回来手把手教大家怎么用新报销系统!

新系统,有什么功能呢~?

新系统的报销范围是哪些?

业务范围:

举个栗子~

更多业务场景欢迎关注共享中心推出的开心销销乐合辑~

个人报销流程怎么走?

进入系统

打开任意浏览器搜索BIP,进入页面输入用户名密码; 进入【我的工作】-【国内SAP财务】

Q:浏览器打不开?

A:浏览器适配性有要求,请尽量使用火狐浏览器或谷歌浏览器。

Q:SAP系统密码设置

A:账号:工号  初始密码:init8888

新密码要求:

1.要有1个小写字母,1个大写字母,1个数字,1个特别字符,长度8位以上。

2.90天改一次密码。

信息填列

1.表头信息填列

选择单据类型→员工费用报销→进入【费用报销】→点击【单据填报】→【员工费用报销单(营销)】发起

谷歌cookies

Q:单据提交时,提示预算额度不够怎么办?

A:联系区域预算对接人协调预算额度,进行预算额度的规划管理。

Q:个人收款银行账户有误,请问应该怎么修改?

A:联系区域人力查看原因及进行修正。

2.表体信息填写

2.1 以接待-业务招待费为例

Q:作废单据时,提示“提交工作流但未确认”或“提交失败”的单据不能作废,该如何处理?

A:先将该单据和流程均提交成功→进入流程历史查询→点击流程号打开的单据流程界面,上方显示【撤回】按钮→点击撤回后在待处理找到这单→单据状态更新为“驳回”→即可作废此单,也可以对单据修改后重新提交。

2.2 多人出差一人报销情况

在【添加同行人信息】里输入出差同伴(公司内部人员)的姓名或BIP→点击查询→选中查询到的人员信息→点击“箭头”进行选择

影像上传

影像上传分为三种:

第一种影像扫描,可自动识别所有发票及附件(推荐使用,需专用扫描仪);

第二种发票助手,发票可提前拍照验真支持移动办公(推荐使用);

第三种附件上传,适用于借支、事前申请、代收代付业务等无票资料上传;

1.影像扫描上传

(1)制单 → 确认单据信息无误 → 点击“保存”。

(2)打印,生成条形码封面(点击“打印”,获取条形码封面)

(3)准备需要扫描的纸质材料

1)按照粘贴指引要求,规范粘贴发票;

2)扫描人员按照先封面、后发票、最后附件的顺序进行叠放;

3)将纸质材料反面朝下,放进扫描仪准备扫描。

(4)从BIP界面找到【发票管理平台】入口,点击进入增值税发票管理-首页

(5)点击“扫描上传”,单击【扫描】,自动跳转到票易通影像扫描系统并运行扫描

(6)影像扫描成功后,在“待提交”中勾选该张单据提交(检查封面信息,发票信息完整以及发票和附件上传是否齐全,点击“提交”)

(7)影像流程提交到“已提交”后,把界面切换到SAP的填报界面,点击“提交”单据; 弹出窗口后,再点击“提交”,表示该单据提交成功。

(两次提交才算成功!!!)

Q: “未获取到影像链接”怎么处理?

A:需要通过发票助手、影像扫描、【附件】方式上传。如果您在发票平台扫描提交后,点击“影像查询”是可以看到影像的;如果您只是勾选了票税助手的发票附件或者上传了附件,需要保存后提交单据,再打开单据才能查看到影像。

Q:是否所有发票都需要单张粘贴、单张扫描?

A:非增值税的过路费等票据可以多张贴在A4纸上,拍成一张照片,通过票税助手当做附件上传。增值税普通发票-卷票需通过票税助手拍照上传;对于增值税发票就一定要一张发票贴在一张A4纸上,通过发票助手或 增值税发票系统会自动识别验真,一张影像对应一张发票信息。

Q:在报账系统提交单据之后,没有弹出新的提交界面,如何操作?

A:请检查浏览器是否有拦截,如有拦截,请先取消浏览器拦截,再重新提交单据。

其他常见问题及答复(如图):

2.发票助手上传

(2) 发票归集,上传发票;

(3)发票或附件上传后,可在发票管理我的票夹中查看发票是识别信息、验真结果和影像信息;

(5) 发票、附件上传成功并备注好信息后,转到SAP报销界面,下拉影像操作框选中发票助手,弹出“发票选择”页面,选择所需报销的发票。

(注:采用增值税发票拍,【不要拍二维码而是整张发票】,由软件自动识别发票类型,如增值税票需验真通过,如其他出现‘未报销’字样则识别为单纯的附件,均可直接勾选报销。)

Q:票税助手上传发票和附件后,在单据上的发票助手中未显示,如何处理?

A:请检查是否是以下问题:

(2)是否绑定制单人bip账号中的手机号码?

(3)增值税发票是否为“验真成功”的状态?验真中或验真失败的增值税发票不能被抽取到?

(4)票据是否显示“已报销”的状态?已报销的发票不能再次报销?

(5)是否已在发票平台扫描提交,又在票税助手拍照上传了,这样也会造成抽取不到;

(6)是否通过“扫描二维码”方式扫描的发票?这种方式采集发票没有影像,也是不能抽取到;

3.电子版附件上传

1.制单保存后,单击“附件”即可上传文件。

2.选择需要上传的文件,点击“上传”,再点击“确定”,单据提交后自动转为影像。

(注:附件上传不允许上传发票)

影像驳回操作指引

第一步:找到被驳回的单据,点击被驳回的单据号;

第二步:点击“解锁影像”按钮,进行影像解锁;

第三步:解锁影像后,把界面切换为扫描管理页面,在“待处理”中找到被驳回的影像,可进行补扫、删除的操作,最后点击“重新提交”按钮;

第四步:影像重新提交到“已提交”后,把界面切换到SAP的报销界面,点击“提交”单据;弹出窗口后,再点击“重新提交”,就能提交流程。

我要提问

如果以上操作指引都解决不了你的问题,我们准备了专家来为你解答~!

员工费用报销业务规范提问渠道

1. 广清区域平台现场支持小组,驻扎在影像扫描通道旁(7月9日至7月13日);

2. 我要提问平台:问题描述+问题截图,我们会有专人跟进并解决问题(平台可从BIP页面右上角进入,BIP很多页面右上角那里有“我要提问”~);

3. 帮助平台:大家也可以主动到帮助平台获取相关操作指引&百问百答,自主学习(从“我要提问”可进入帮助平台);

7月9日至7月13日有集团专家驻场答疑,7月16日起区域共享中心也将协同专家组安排出访项目,韶关与清远已率先报名,其他城市公司的小伙伴们,如有需求也请尽快联系我们哦~

13号就是明天咯~各位同事们请抓紧时间追着专家问问题啦!

请各个线条行政同事尽量走一次报销,遇到问题好现场解决。如果错过这次集中解决问题,请各位在到QQ群提问~

供稿:黄璐

排版:张艺兴的咩咩羊

审校:陈信宏的今生挚爱